L'e-mail è uno strumento ...

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Ho in mente di scrivere questo articolo da moltissimo tempo.
In questo periodo il cambio computer mi ha costretto ad un lavoro che avevo sempre rimandato ... trasferire tutta la mia posta elettronica di anni da locale al server del mio account.
Mi sono così ritrovato a dover sistemare circa 2900 messaggi di posta elettronica, nei quali ho potuto rileggere piacevoli esperienze, sperimentazioni, svago ma anche molte stupide discussioni e litigi intercorse sin dal 2010.

Oggi l'e-mail è divenuta uno strumento comune di comunicazione anche se sta perdendo un po del suo utilizzo grazie ai vari social network e chat.
Attraverso qualsiasi dispositivo che ci accompagna nella giornata possiamo ricevere ed inviare e-mail, compuer, tablet o smartphone.

Rispetto ad altri tipi di messaggi, l'e-mail dovrebbe rappresentare un fattore di disturbo minore e permetterci di leggerla e rispondere nel momento più opportuno senza che sia il mittente a stabilirlo.

Di contro se utilizzato per conversazioni con più interlocutori diventa uno strumento scomodo ed inefficace. In questo caso la posta elettronica dovrebbe essere il mezzo di comunicazione per inviare notifiche ed indirizzare al contenuto vero e proprio, piuttosto che essere il contenitore unico delle
informazioni.

Attenzione però !!!
L'e-mail è uno strumento delicato, pieno di insidie e potenzialmente pericoloso.
Quando si tratta di un'e-mail siamo tutti molto suscettibili.
Costruisce la nostra immagine e reputazione agli occhi degli altri.

A chi non è capitato di arrabbiarsi per una e-mail ricevuta e travisata ?
A chi non è capitato di inviare una e-mail che sia stata travisata e mal interpretata proprio perchè non abbiamo saputo dargli la giusta forma e valore ?
In questi casi il mittente ha scritto una e-mail sbagliata nella forma o addirittura ha usato la e-mail sbagliando lo strumento.

Si infatti la e-mail non sempre è lo strumento più appropriato, spesso la vediamo usata (o la usiamo noi stessi) come una chat con dei continui botta e risposta con notevoli perdite di tempo e possibili fraintendimenti ... meglio alzare la cornetta e fare una chiamata, in poco tempo si risolve.
Se abbiamo necessità di una risposta impellente ed abbiamo inviato una e-mail non arrabbiamoci con il destinatario se non ci risponde all'istante, la colpa è solamente nostra, anche qui una chiamata telefonica era lo strumento più adeguato.
Di contro se riceviamo una e-mail non rispondiamo istantaneamente, magari mentre stiamo attraversando la strada con il cane al guinzaglio in una mano e le borse della spesa nell'altra, attendiamo il momento più opportuno quando siamo rilassati ed abbiamo il tempo necessario per leggerla accuratamente (meglio se un paio di volte).

La e-mail è uno strumento di comunicazione molto più importante di quello che non si pensi, enfatizza il valore del messaggio se usato correttamente mentre è controproducente se usato con leggerezza.

Per scrivere una e-mail corretta ci sono delle regole da rispettare nella forma e nella sequenza, regole che in alcuni paesi del nord Europa sono materia scolastica.

Oggetto del messaggio
L’oggetto è la presentazione del messaggio, quella che il destinatario vede per prima.
L’oggetto deve essere breve ed esprimere in modo chiaro ed inequivocabile il contenuto del messaggio, oltre ad evitare di far cestinare la e-mail.

Testo del messaggio
Oltre a contenere i saluti si trattano nei dettagli tutti gli aspetti dell’argomento.
Ricordatevi che è inutile essere dei grafomani, un testo di oltre 10 righe difficilmente viene letto completamente, difficilmente il mittente arriverà alla fine con interesse e sopratutto ricordando ogni singolo concetto espresso. Essere sintetici non significa non essere chiari e precisi, ma non fare giri di parole inutili, non perdersi in luoghi comuni, non ripetere le cose e attenersi unicamente a quanto trattato nell’oggetto del messaggio.
Molto utile come esercizio per essere sintetici è quella di scrivere l’e-mail, metterla da parte senza spedirla e rileggerla dopo alcune ore per modificarla prima di essere spedita.

L'utilizzo delle maiuscole va utilizzato all’inizio di ogni frase, per i nomi di persone, nazioni, città e paesi e per i nomi delle ditte. Per molti è “offensivo” l'utilizzo delle maiuscole nelle frasi perchè corrisponde ad urlare.

Un messaggio poco chiaro risulta agli occhi del destinatario come la mancanza di idee e di intenzioni concrete.

Il post scriptum non serve ad aggiungere una parte dimenticata del testo, d'altronde possiamo modificarlo prima di inviarlo.
Il post scriptum va utilizzato per un breve messaggio relativo ad e-mail precedenti o argomenti diversi da quello che si sta trattando nel messaggio in cui è stato inserito.

Allegati
Gli allegati sono appendici molto utili quando si tratta di e-mail inviate a più persone.
In questa situazione, la e-mail dovrebbe essere solo il mezzo per inviare le appendici (allegati) con una brevissima introduzione e senza testo relegato agli allegati stessi.
Pensate al doversi leggere una e-mail tipo "divina commedia" ... poi i 49 allegati ...
E' buona regola che gli allegati siano rinominati in modo chiaro ed inequivocabile per esprimere cosa aspettarsi nel momento della loro apertura oltre a rendere semplice una loro futura ricerca all'interno della casella di posta.

I link
Spesso all'interno del messaggio si fa riferimento a pagine web o oggetti visibili on-line.
Per questo è utile aggiungere in appendice alla e-mail una legenda con i relativi link ipertestuali agli oggetti citati.

Queste sono le poche e buone regole per scrivere una corretta e-mail che ci rappresenti ed evitare possibili fraintendimenti.
Provate, dopo poco diventerà una abitudine.

73 de IW6BFE
Arrio Antonelli